19
Aug
2014

Automatiseringstrajecten: contract is essentieel

Automatiseringsprojecten zijn bedoeld om de processen van een organisatie efficiënter en effectiever te maken, maar kunnen soms tot hoofdbrekens leiden. Wat doe je als je softwareleverancier niet levert wat je verwacht of bepaalde termijnen niet haalt? Kun je hem aan gemaakte afspraken houden of de overeenkomst opzeggen? Uit jurisprudentie blijkt dat het contract tussen leverancier en klant de toetssteen vormt voor de prestaties van de IT-leverancier.

Een in april van dit jaar gewezen arrest van het Gerechtshof Amsterdam ging over de vraag of er (correct) was opgeleverd door de leverancier van een horeca-applicatie. Over en weer heerst met name onduidelijkheid over de specificaties waar de software aan dient te voldoen. In de overeenkomst is als bijlage opgenomen een document met de functionele specificaties van versie 1.0 van de software. De overeenkomst bepaalt dat de software aan die specificaties moet voldoen. Verder is een acceptatieprocedure opgenomen in de overeenkomst.

Twee weken na ondertekening echter, stuurt de leverancier een document met de functionele specificaties van versie 1.2. Vervolgens wordt er software aangeleverd, die na een fase van testen en aanpassen ook in gebruik wordt genomen door de klant.

Enige maanden daarna vraagt de klant om de officiële eerste oplevering van de software. De leverancier geeft eerst aan dat er al is opgeleverd, maar kondigt vervolgens de oplevering aan een geeft ook aan dat de klant de acceptatieprocedure dient te doorlopen. De applicatie wordt (nogmaals) opgeleverd. De klant meldt dat acceptatie lastig wordt, omdat hij geen functioneel ontwerp en technische ontwerp van de software heeft. De applicatie wordt daarom niet geaccepteerd. In het arrest gaat het om de vraag of dat terecht is.

Het Gerechtshof oordeelt dat moet worden aangesloten bij het contract tussen partijen. De status van het document met de functionele specificaties van versie 1.2 is door partijen nooit vastgesteld, waardoor het document buiten beschouwing moet worden gelaten bij de beoordeling van de vraag of de software voldoet aan de eisen van de klant. De functionele specificaties van versie 1.0, die wel deel uit maken van het contract, zijn daarvoor leidend volgens het hof. Bovendien oordeelt het Gerechtshof dat door de ingebruikname van de applicatie, de vastgelegde acceptatieprocedure is doorlopen. Dat de klant geen functioneel en technisch ontwerp van de software had, was op grond van de overeenkomst bovendien geen grond voor het niet-accepteren van de software. De klant heeft dus niet meer de mogelijkheid om te klagen bij leverancier en onder de bestaande overeenkomst de software aan te laten passen. 

Wanneer je als IT-afnemer bepaalde verwachtingen hebt met betrekking tot de software die je gaat gebruiken, is het dus nodig om die verwachtingen contractueel vast te leggen. Natuurlijk kunnen gemaakte afspraken gedurende de looptijd van het project worden herzien of uitgebreid. Dat kan immers noodzakelijk zijn. Zo kan er in het contract een procedure worden ingericht, waarmee partijen afspreken hoe overeenstemming wordt bereikt over aanpassing vam de initiële afspraken. Zo wordt de onduidelijkheid rond mondelinge afspraken of afspraken en uitspraken in e-mails over en weer, voorkomen. De IT-jurist adviseert u graag.