13
Oct
2014

Checklist elektronisch factureren

Het gebruik maken van facturen is verplicht voor bedrijven en in sommige gevallen ook voor consumenten. Tegenwoordig maken steeds meer organisaties, met name webwinkelhouders, gebruik van elektronisch factureren. Hieronder treft u een checklist waarop u moet letten bij elektronisch factureren:

1. Zakelijke afnemers van de webwinkelhouders hebben het recht om elektronische facturen te weigeren. Dit probleem wordt opgelost door in uw algemene voorwaarden op te nemen, dat uw klant zich akkoord verklaart met elektronisch factureren.

2. U bent wettelijk verplicht de volgende gegevens op de elektronische factuur te noemen. Het betreft:

a. uw identiteit en die van uw afnemer;
b. uw volledige adres en dat van uw afnemer;
c. uw btw-nummer;
d. uw KvK-nummer;
e. de datum waarop de factuur is uitgereikt;
f. een uniek volgnummer;
g. een omschrijving van de goederen of diensten die u hebt geleverd;
h. het aantal geleverde goederen of diensten;
i. de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling;
j. het bedrag dat u in rekening brengt exclusief Btw;
k. het Btw-tarief dat u in rekening brengt;
l. het Btw-bedrag.

3. U dient uw administratie, dus ook uw facturen, van de Belastingdienst zeven jaar te bewaren. Wat van belang is, dat u rekening houdt met het verouderen van bestandsformaten. Het bestandsformaat wat u nu gebruikt, kan over zeven jaar zodanig verouderd zijn, dat u de inhoud niet meer kunt benaderen. Facturen die betrekking hebben op onroerend goed moet u tien jaar bewaren. Facturen dienen te worden bewaard in de vorm waarin u ze heeft ontvangen. Indien u de papieren facturen scant, dient u de papieren facturen te bewaren en niet de gescande facturen.

4. De elektronische factuur dient authentiek en integer zijn, dat betekent dat u moet kunnen aantonen, dat de factuur inderdaad door u gestuurd is en dat de inhoud van de factuur niet is veranderd. Een manier om dit te doen is door het gebruik maken van een geavanceerde elektronische handtekening. Indien u en uw afnemers gebruik maken van een elektronische handtekening, dient deze ook zeven jaar bewaard te worden.

Wilt u meer weten over de juridische aspecten van elektronisch factureren, neemt u dan vrijblijvend contact met ons op.