23
Jun
2015

Het notariaat digitaliseert

De IT-jurist bv is benaderd door Aaron Bouman, een student van de Juridische Hogeschool Avans-Fontys, die als scriptieonderwerp heeft: “Het notariaat digitaliseert”. Wij hebben hem geholpen, door hem o.a. uit te nodigen voor een opleidingsdag van Stichting IT-notaris, waarbij De IT-jurist betrokken is in de organisatie.

De centrale vraag van deze scriptie was:

“In hoeverre mogen authentieke notariële akten via internet tot stand komen (van het eerste contact tussen de notaris en de cliënt tot aan het passeren van de akte), gelet op de huidige wet- en regelgeving en in het bijzonder de wettelijke verplichtingen van de notaris op grond van de Wna en Vbg?”

Hieronder zijn conclusies:

“Indien de notaris zijn werkzaamheden voor het opleveren van een notariële akte wil digitaliseren, is hij verplicht tot naleving van zijn notariële plichten uit de Wna en Vbg. Met digitalisering wordt bedoeld het via digitale kanalen (zoals een webpagina of audio- en videogesprek) informeren, Belehren en controleren van de wil van de cliënt. Na onderzoek naar de strekking van de betreffende plichten, kan worden geconcludeerd dat deze plichten in beginsel het niet belemmeren om een groot deel van de totstandkoming van de notariële akte via internet plaats te laten vinden. Op grond van de wet mag de vorm van de akte en de passering echter niet worden gedigitaliseerd. Dat brengt teweeg dat het eerste contact tot aan het cliënten laten kennisnemen van de inhoud van de conceptakte kan worden gedigitaliseerd. Complexe situaties kunnen, in tegenstelling tot standaardsituaties, niet worden gedigitaliseerd. Dat zijn bijvoorbeeld hoogstpersoonlijke rechtshandelingen, zoals bij bepaalde testamenten, waarbij de wilscontrole in beginsel al lastiger is (denk aan de dementerende cliënt). Bij deze situaties is een menselijke blik en beoordeling van de notaris vereist. In die gevallen is het (behoud van meer) fysiek contact, waar de notaris zijn Belehrung en wilscontrole uitvoert, wenselijker dan digitalisering.

Aanbevolen wordt om nieuwe voorschriften te ontwikkelen en deze op te nemen in nader op te stellen stukken, te weten een verordening, stappenplan en checklist. Op deze wijze kan worden gewaarborgd dat er bij digitale dienstverlening een deugdelijke informatieverschaffing, Belehrung en wilscontrole door de notaris plaatsvindt. Het verplichten van een fysiek contactmoment en een verzwaarde Belehrungsplicht wordt ook aanbevolen. Ook wordt aanbevolen om dienstverlening bij feitelijk complexe situaties niet te digitaliseren en criteria op te stellen om deze situaties te kunnen signaleren. Ook dient er een Stappenplan Beoordeling Wilsbekwaamheid via internet te worden ontwikkeld. Als slotaanbeveling wordt gegeven dat er vervolgonderzoek dient te worden gedaan naar de wijze waarop ICT-technologie kan worden toegepast op het digitaliseren van de akte, passering en bewaring.

Vanwege de voortschrijdende ontwikkeling van de (notariële) digitale technologieën, wordt de opdrachtgever aanbevolen om zich te verdiepen in deze technologieën. Dat kan bijvoorbeeld door het bijwonen van een opleidingsdag van de Stichting IT-notaris, een door de KNB geaccrediteerd specialisatieorgaan. Ook kan hij cursussen volgen op het gebied van (notariële) ICT. Op deze wijze wordt en blijft de opdrachtgever op de hoogte gesteld van de beschikbare digitale (notariële) technologieën. Ook wordt de opdrachtgever zich hierdoor bewust op welke wijze hij de digitale technologieën kan toepassen bij de totstandkoming van de notariële akte. Het kantoor van de opdrachtgever kan met die verworven kennis de huidige digitale mogelijkheden volledig en op een deugdelijke en veilige wijze benutten, zodat er niet (tuchtrechtelijk) laakbaar wordt gehandeld.

In het geval dat de opdrachtgever overstapt op digitaliserende software, wordt aanbevolen om daarvoor passende continuïteitsmaatregelen te treffen. Dat zijn maatregelen die kunnen waarborgen dat de opdrachtgever, ook in het geval van faillissement van de softwareleverancier, de software kan blijven gebruiken en (laten) onderhouden. Dit kan onder andere met het aangaan van een software escrow overeenkomst, waarbij de broncode van de software wordt gedeponeerd bij een derde partij. Gelet op de specialistische kennis die daarbij gemoeid gaat, wordt aanbevolen om de facilitering van digitale systemen en continuïteitsmaatregelen uit te besteden aan gespecialiseerde (juridische) ICT-bedrijven.”

Uiteindelijk heeft Aaron zijn onderzoek met succes verdedigd, wij wensen hem nog veel succes met de start van zijn juridische carrière.