1
Sep
2014

To-do list continuïteit software van ZZP-er

Het komt geregeld voor dat organisaties voor hun IT afhankelijk zijn van een externe zelfstandige. Denk bijvoorbeeld voor het systeembeheer of voor het onderhoud en doorontwikkeling van bedrijfskritische software. Met name in het laatste geval is het van belang om de continuïteit te borgen. Er spelen immers niet alleen de reguliere bedrijfsrisico’s, maar ook gezondheids- en overlijdensrisico’s. Bij het regelen van de continuïteit moeten de belangen van de ZZP-er echter niet uit het oog worden verloren.

1. Zorg voor toegang tot de broncode

Wanneer er iets gebeurt met de ZZP-er, wil je zeker zijn van het onderhoud en de doorontwikkeling van de software. In beginsel heb je zelf niet de beschikking over de broncode, die daarvoor nodig is. Je kunt dit goed regelen met een goede broncode-escrowregeling. Hiermee krijg je toegang tot de broncode als er zich een calamiteit voordoet.

2. Zorg voor een testament

Wanneer een ZZP-er overlijdt, krijg je - als er niets anders wordt geregeld - te maken met zijn erfgenamen. Meestal is het zo dat deze zijn softwareactiviteiten niet voort kunnen en/of willen zetten. Met de hierboven genoemde broncode-escrowregeling wordt discontinuïteit voorkomen en kun je een andere partij inschakelen voor verder onderhoud en doorontwikkeling van de software. In een testament kan de ZZP-er bovendien regelen wat er gebeurt met de licentiegelden. Deze zijn in beginsel ook na zijn overlijden verschuldigd en komen ten goede van de erfgenamen.

In het testament kan ook worden geregeld dat er iemand (een executeur) wordt aangesteld om de onderneming van de ZZP-er voor te zetten. De afspraken in de escrowregeling kunnen worden afgestemd op het testament: als na het overlijden de continuïteit van de software wordt voorgezet, blijft de escrowregeling in slaapstand. Om ervoor te zorgen dat de executeur weet wat hij moet doen, zal er een draaiboek moeten worden opgesteld. In het draaiboek worden de activiteiten rond de software overgedragen (bijvoorbeeld het onderhoud). Daarnaast wordt vastgelegd hoe de overige activiteiten van de onderneming van de ZZP-er (bijvoorbeeld de administratie) worden gecontinueerd.

3.  Zorg voor een levenstestament

Naast het risico van overlijden, zijn er ook gezondheidsrisico’s waardoor de ZZP-er (tijdelijk) niet meer kan zorgen voor het onderhoud en doorontwikkeling van de software. Met een zogenaamd levenstestament kan ook in deze situatie worden voorzien. In het levenstestament wordt verder hetzelfde geregeld als met een gewoon testament.

---

De IT-jurist heeft jarenlange ervaring (zowel technisch als juridisch) met het regelen van continuïteit van software. De IT-jurist werkt daarbij nauw samen met notarissen, en zorgt ervoor dat de regeling werkbaar is voor zowel de ZZP-er als zijn opdrachtgever.