22
Sep
2015

Datawetten

Binnen organisaties worden tegenwoordig steeds meer processen geautomatiseerd. Er wordt verschillende data verwerkt bij deze automatisering, zoals bijvoorbeeld administratie, productgegevens, persoonsgegevens, etc.

De wetgever heeft in verschillende wetten vastgelegd dat bepaalde categorieën gegevens verplicht moeten worden geadministreerd en bewaard. Deze plichten worden ook wel aangeduid met bewaar- en/of administratieplichten. Wanneer een organisatie bij haar bedrijfsvoering geen gehoor geeft aan die plichten kunnen de gevolgen aanzienlijk zijn.

Allereerst wordt een drietal belangrijke bewaarplichten genoemd. Vervolgens worden nog meer kaders gegeven, die bestaan op het gebied van data bewaarplichten.

Wettelijke bewaarplichten

Een eerste belangrijk voorbeeld van een wettelijke bewaarplicht is de fiscale bewaarplicht. Deze is neergelegd in artikel 52 van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen (AWR). De zogenaamde administratieplichtigen zijn krachtens het eerste lid van dat artikel gehouden op zodanige wijze een administratie te voeren dat te allen tijde hun rechten en verplichtingen hieruit duidelijk blijken. Ook alle gegevens die van belang zijn voor de heffing van de belasting moeten inzichtelijk kunnen worden gemaakt.
Een andere belangrijke bewaarplicht is de administratieplicht voor het bestuur van rechtspersonen. Krachtens artikel 2:10 BW is dat bestuur verplicht “om van de vermogenstoestand van de rechtspersoon en van alles betreffende de werkzaamheden van de rechtspersoon, naar de eisen die voortvloeien uit deze werkzaamheden, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon kunnen worden gekend”.
Ten slotte geldt voor overheidsorganen nog een omvangrijke bewaarplicht op grond van de Archiefwet. In deze wet en de daaraan verbonden ministeriële regelingen is niet alleen bepaald hoe overheidsorganen hun archief moeten vormgeven en beheren, maar ook onder welke voorwaarden de bewaarde informatie mag worden verstrekt aan het publiek.

Andere wetgeving over gegevensverwerking

Er bestaat echter nog veel meer wetgeving inzake gegevensverwerking, die afhankelijk van de branche van toepassing kan zijn voor organisaties, zoals:

  • Databankenwet
  • Auteurswet
  • Wet bescherming persoonsgegevens, meldplicht datalekken (EU privacyverordening)
  • Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst
  • Telecommunicatiewet
  • Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens
  • Wet politiegegevens
  • Kadasterwet
  • Algemene wet bestuursrecht
  • Arbeidsomstandighedenbesluit

Behoefte aan informatie over wetgeving

Steeds meer organisaties hebben behoefte aan eenvoudige toegang tot de voor hun van toepassing zijnde wetgeving op het gebied van data, gegevensverwerking en bewaarplichten. Wilt u meer weten over dit onderwerp, neem dan vrijblijvend contact met ons op.