3
May
2016

Hoe om te gaan met contractmanagement in de IT?

Contractmanagement is een term die een brede lading dekt. Hieronder valt ten eerste het opstellen, beoordelen, onderhandelen en afsluiten van dan wel over contracten. Van contractmanagement maakt ten tweede ook het contractbeheer deel uit. Het contractbeheer betreft een doorlopend registratieproces. Het gaat om de systematische administratie van in beginsel alle contracten die binnen een organisatie van kracht zijn en de bijbehorende informatie. Deze administratie kan de basis zijn voor het inrichten van een degelijk systeem voor informatievoorziening. Met de informatievoorziening kan een organisatie vervolgens beoordelen of handelen op contractueel gebied noodzakelijk is. Zo wordt met het contractbeheer bijvoorbeeld bijgehouden wanneer een overeenkomst wordt beëindigd, zodat het contract indien nodig op tijd wordt verlengd.

N.B. die verlenging is overigens weer geen onderdeel van het contractbeheer, maar van contractmanagement. Hiermee kan het feit dat de termen contractmanagement en contractbeheer door elkaar worden gebruikt worden verklaard. Met het contractbeheer (bijvoorbeeld de registratie van looptermijnen van een contract) wordt vaak een ander onderdeel van het contractmanagement (in het voorbeeld onder andere de bespreking noodzakelijkheid van verlengen) geïnitieerd.

Het doel van contractmanagement is dat een organisatie slechts partij wordt dan wel blijft van een overeenkomst waarbij zij daadwerkelijk baat heeft, waardoor een kostenbesparing zou kunnen worden gerealiseerd.

(Geautomatiseerd) systeem beheer IT-contracten

Hieronder volgt een (niet limitatieve) lijst van de meest relevante zaken die met het beheer van IT-contracten worden bijgehouden (1) en over welke functionaliteit een hiervoor ontworpen geautomatiseerd systeem dient te beschikken (2).

  1. Te administreren zaken:
    1. De lopende contracten waarbij de organisatie partij is;
    2. Digitale scan van de papieren versie contracten en bijbehorende documentatie;
    3. Centraal ordenen van papieren versie contracten en documentatie;
    4. Gegevens IT-dienstverlener;
      • Contactpersoon;
      • Adresgegevens;
      • Website;
      • Bankrekeningnummer.
    5. Gegevens interne contactpersonen;
      • Ondertekenaar;
      • Afdeling / persoon ten behoeve waarvan contract is gesloten;
      • Contactpersoon.
    6. De aard van het contract (licentie, onderhoud, service level agreement enzovoorts);
    7. Het belang van het contract. Gaat het bijvoorbeeld om bedrijfskritische software (escrow relevant)?
    8. De looptermijn van het contract;
      • Bepaalde looptermijn;
      • Onbepaalde looptermijn;
      • Opzegtermijnen.
    9. Het totaalbudget voor IT-contracten;
    10. De kosten die met het contract zijn gemoeid;
    11. De in het contract aangebrachte wijzigingen;
    12. Beëindigde contracten en bijbehorende informatie.
    13. Functionaliteit dat een softwarepakket voor contractbeheer moet hebben:
  2. Functionaliteit dat een softwarepakket voor contractbeheer moet hebben:
    1. Administreren van de onder 1. genoemde informatie;
    2. Berekenen totaalwaarde contracten;
    3. Binnengekomen facturen koppelen aan contracten;
    4. Contracten sorteren op verschillende thema’s;
      • Aard contract;
      • Leverancier;
      • Bepaalde/onbepaalde looptermijn;
      • Eind-/verlengingsdatum;
      • Enzovoorts.
    5. Signalerings- / herinneringsfunctie;
      • Einde looptermijn / datum van automatische verlenging;
      • Budgetoverschrijdingen;
      • Melding aan verantwoordelijke.

Functies geautomatiseerd systeem op het gebied van contractmanagement

Naast de functionaliteit die ten behoeve van het contractbeheer in het systeem is neergelegd kan naar onze mening ook een aantal onderdelen van het contractmanagement (gedeeltelijk) geautomatiseerd worden. In dit verband kan worden gedacht aan een rapportage/meldingsfunctie waarmee gebruikers van de IT-oplossingen kunnen aangeven of verlenging van het contract wat hun betreft wenselijk is. Daarbij zouden zij ook moeten kunnen vermelden wat hun eventuele nieuwe behoeften zijn. Ook een beoordelingsfunctie waarmee informatie over de prestaties van de IT-dienstverlener kan worden ingevoerd zou eveneens onderdeel van het systeem uit kunnen maken. Met het geautomatiseerde systeem zouden zo complete managementrapportages worden samengesteld.

Outsourcing contractbeheer en contractmanagement

Indien er onvoldoende interne capaciteit is, kan het contractbeheer en contractmanagement worden uitbesteed aan specialisten. In het geval waarin het om IT-contracten gaat, is het van belang, dat deze specialisten niet alleen kennis hebben van het contractenrecht, maar tevens het overzicht kunnen houden van het totale speelveld op het grensvlak van IT, recht en informatiebeveiliging. De IT-jurist biedt ondersteuning op dit gebied. Wilt u meer weten, neem dan vrijblijvend contact met ons op.