13
Sep
2015

Mag je bedrijfsdocumenten naar je privé-email sturen?

We hebben al eerder geblogd over de vraag hoe een werkgever het gebruik van informatietechnologie door zijn werknemers kan reguleren. Zie bijvoorbeeld ons recente bericht over de gedragscode voor sociaal internet. Uit een recente uitspraak van de Rechtbank Gelderland blijkt dat het primair aan de werkgever is om regels te stellen aan het gebruik van IT en op de naleving van die regels toe te zien. Dat geldt ook voor het versturen van bedrijfsbestanden naar privé-mail.

Waar ging het om in deze zaak? De gedaagde was als recruiter in dienst bij zijn werkgever. De werkgever houdt zich bezig met de arbeidsbemiddeling van technische en financiële professionals. De werkgever maakte voor haar bedrijfsactiviteiten gebruik van een bestand met NAW-gegevens van schoolverlaters. Deze lijst werd uitgegeven door een derde partij. De werkgever is met de derde partij overeengekomen dat de lijst niet door de werkgever aan derden mag worden verstrekt. Als deze afspraak niet wordt nagekomen, verbeurt de werkgever een boete.

In september 2014 is de gedaagde in dienst getreden bij een ander bedrijf. De werkgever is er vervolgens achter gekomen dat de gedaagde de lijst met NAW-gegevens naar zijn privé-emailadres heeft gestuurd in mei 2014. De werkgever stuurt de gedaagde een brief waarin zij het vermoeden uitspreekt dat de gedaagde de lijst wilde gebruiken om te gaan concurreren met de werkgever. De werkgever stelt de gedaagde vervolgens aansprakelijk voor de schade die het gevolg is van “het onrechtmatig doorsturen van de bestanden”.

De werkgever eist bij de rechter de verklaring voor recht dat de gedaagde onrechtmatig heeft gehandeld door de lijst naar zijn privé-mail te sturen. De gedaagde stelt hier tegenover dat hij die lijst niet naar zichzelf heeft gestuurd om concurrerende activiteiten te ontplooien, maar om thuis te kunnen werken.

De rechter overweegt dat vast staat dat de gedaagde de lijst buiten het bedrijfsnetwerk van de werkgever heeft gebracht. Maar daarmee is volgens de rechter nog niet aangetoond dat de lijst voor andere doeleinden dan de bedrijfsactiviteiten van de werkgever is gebruikt. Ook is in de procedure volgens de rechter niet gebleken dat de gedaagde de lijst naar zichzelf heeft gestuurd om deze zichzelf wederrechtelijk toe te eigenen.

De rechter stelt vast dat de opvattingen over het professionele gebruik van e-mail aan verandering onderhevig zijn. Toch is er volgens de rechter (nog) geen ongeschreven regel die het toezenden van bedrijfsdocumenten naar privémail uitsluit. De rechter overweegt:

“Ook naar de huidige opvatting is het primair aan de werkgever om in het kader van de dienstbetrekking regels hieromtrent te stellen en toe te zien op de naleving hiervan. Die regels zullen immers (mede) afhankelijk zijn van de door de werkgever geboden mogelijkheden om thuis te werken, de functie van de werknemer, de aard van zijn werkzaamheden, de vertrouwelijkheid van de digitale bestanden waarover hij in het kader van zijn dienstbetrekking de beschikking heeft en het risico van openbaarmaking.”

De werkgever is dus zelf verantwoordelijk voor goede afspraken over het sturen van e-mails naar het privé-adres van een werknemer. Die afspraken kunnen worden meegenomen in een algeheel reglement over het gebruik van IT. Dit reglement moet vervolgens op de juiste wijze worden toegepast. Wilt u over dit onderwerp nader advies? Neemt u dan gerust vrijblijvend contact met ons op.